Freight
Forwarding Documentations
Jenis Document dalam Freight Forwarder
DOKUMEN merupakan
salah satu bagian dari usha freight forwarding yang sangat fital. Untuk itu
dibutuhkan pemahaman yang cukup mengenai seluk beluk dokumen, agar usaha
freight forwarding menjadi lebih lancar, tanpa melakukan kesalahan-kesalahan
yang seharusnya tidak perlu terjadi. Semua kesalahan bisa saja terjadi hanya
karena ketidakmengertian kita tentang dokumen-dokumen freight forwarder.
Untuk
membatasi pokok bahasan kita tentang dokumen, yaitu dokumen-dokumen yang
berhubungan secara langsung dengan service freight forwarding, jadi
dokumen-dokumen lainnya, seperti packing
list atau invoice, tidak termasuk dalam pokok bahasan
kita.
Secara
umum, kita akan membagi dalam 2 pokok bahasan, yaitu :
I.
Dokumen-dokumen yang kita terima dari customer.
II.
Dokumen-dokumen yang kita terbitkan untuk customer.
Dokumen-dokumen
yang kita terima dari customer ada 2 macam, yaitu :
FIATA
Forwarding Instructions – FFI atau Shipper’s Instructions.
FIATA
SDT – Shipper’s Declaration of Dangerous Goods.
Sedangkan
dokumen-dokume yang kita terbitkan untuk customer ada 5 macam, yaitu :
FIATA
FCR – Forwarder’s Certificate of Receipt.
FIATA
FCT – Forwarder’s Certificate of Transport
FBL
– Negotiable FIATA Combined Transport Bill of Lading.
FWR
– FIATA Warchouse Reccipt.
House
Bill of Lading/House Airway Bill.
Sekarang
kita akan membahas satu persatu dari ketujuh dokumen tersebut diatas.
FIATA
FORWARDING INSTRUCTIONS – FFIOR SHIPPER’S INSTRUCTIONS.
Kita
mengenal adanya sebuah dokumen yang disebut sebagaiShipping
Instructions, yang merupakan instruksi dari customer kepada forwarder
untuk melaksanakan pengangkutan barang miliknya. BentukShipping
Instructions tersebut sangat beragam, dimana masing-masing customer
memiliki kebebasanuntuk membuatnya. FIATA Forwarding Instructions ini dibuat
oleh FIATA untuk menyeragamkan bentuk bagi semua anggota asosiasi Freight
Forwarding diseluruh dunia, disamping itu untuk meningkatkan standard
profesionalitas kita sebagai forwarder. Gafeksi merupakan anggota FIATA, jadi
anggota GAFEKSI dapat menggunakan dokumen ini dalam kegiatannya.
Kegunaan
:
Customer
menerbitkan dokumen ini kepada forwarder, sehingga timbul hubungan kontraktual
antara forwarder dengan customer untuk mengatur pengangkutan dari point A ke
point B. Customer diharapkan untuk dapat melengkapi semua data yang diperlukan
sehubungan dengan rencana pengiriman abrang miliknya, termasuk dokumen-dokumen
pendukung lainnya, yang dibutuhkan.
Forwardr
bisa membantu customer dalam pengisian FIATA Forwarding Instructions.
FIATA
SDT – SHIPPER’S DECLARATION FOR THE TRANSPORT OF DANGEROUS GOODS
Customer
wajib mengisi, menandatangani dan mengembalikan dokumen pengiriman inikepada freight
forwarder yang ditunjuknya untuk melaksanakan pengiriman barang, apabila barang
yang akan dikirimnya termasuk dalam kategori BARANG BERBAHAYA!
Dokumen
ini berisi informasi yang mendetail, termasuk didalamnya informasi mengenai
klasifikasi Barang Berbahaya sesuai dengan peraturan pengangkutan barang.
Isi
dari dokumen FIATA SDT adalah sebagai berikut :
Nama
shipper dan alamat
Nama
forwarder
Marking,
jumlah dan jenis kemasan – nama tekhnis dari barang yang bersangkutan
Berat
kotor dan berat bersih
Klasifikasi
atau karakteristik barang yang akan dikirim.
dan
lain-lain
Freight
forwarder wajib membantu customer untuk mengisi dokumen FIATA – SDT ini.
FIATA
FCR – FORWARDER’S CERTIFICATE of RECEIPT.
Kegunaannya
:
Dokumen
ini merupakan penyataan secara resmi dari pihak freight forwarder bahwa ia
sudah mengambil alih penguasaan atas barang-barang
Tanggung
jawab forwarder :
Freight
Forwarder dianggap bertanggungjawab untuk menerima dan mengirimkan
barang-barang kepada pihak yang dikehendaki oleh consignee.
Catatan
khusus:
1. FIATA
FCR bukan surat berharga, karena pengiriman barang-barang kepada consignee
tidak tergantung kepada penyerahan dokumen ini.
2. Dibagikan
belakang dokumen ini mencantumkan Standard Conditions dari negara dimana dokumen
ini diterbitkan
3. Ketika
menerbitkan dokumen ini, freight forwarder harus yakin, bahwa :
a. Barang-barang
yang bersangkutan telah diterima olehnya atau agen yang ditunjuknya dan
pelaksanaan pengiriman barang tersebut diperuntukkan semata-mata untuknya
b. Barang-barang
tersebut sesuai dan kelihatan dalam keadaan baik
c. Data-data
yang tercantum dalam dokumen sudah sesuai dengan instruksi yang diterima.
d. Kondisi-kondisi
dalam dokumen-dokumen pengapalan, misalnya B/L, tidak bertentangan dengan
tanggung jawabnya sehubungan dengan FCR.
Isi/informasi
yang ada dalam dokumen FCR :
1. Nama
prinsipal dari supplier atau forwarder.
2. Nama
dan alamat consignee.
3. Marks
and Numbers.
4. Jumlah
dan jenis kemasan
5. Keterangan
tentang barang.
6. Berat
Kotor
7. Ukuran
barang
8. Tempat
dan tanggal penerbitan FCR.
FIATA
FCT – FORWARDER’S CERTIFICATE OF TRANSPORT
Kegunaannya
:
Dengan
menerbitkan FCT kepada pengirim barang, forwarder dianggap bertanggung jawab
untuk mengirimkan barang-barang ke tujuan melalui agen yang di tunjuk olehnya.
Tangung
jawab forwarder :
Forwarder
dianggap bertanggungjawab atas pengiriman barang-barang ke tujuan, melalui agen
yang ditunjuk olehnya, kepada pemegang dokumen sesuai dengan kondisi-kondisi
yang tercantum dalam FCT.
Catatan
Khusus :
1. FIATA
FCT adalah surat berharga dan penyerahan barang-barang hanya dapat berlaku
apabila ditunjukkan dokumen FCT asli
2. Dibagian
belakang dokumen ini mencantumkan Standard Trading Conditions dari
negara dimana dokumen ini diterbitkan.
3. Ketika
menerbitkan FIATA FCT, freight forwarder harus yakin bahwa :
a. Barang-barang
sudah sesuai dan kelihatan dalam keadaan baik.
b. Data-data
yang tercantum dalam dokumen sudah sesuai dengan instruksi yang diterima.
c. Kondisi-kondisi
dalam dokumen-dokumen pengapalan, misalnya B/L, tidak bertentangan dengan
tanggungjawabnya sehubungan dengan FCT.
d. Tanggungjawab
untuk menutup asuransi dari pengiriman barang tersebut sudah disepakati
e. Dengan
jelas disebutkan jumlah dokumen original yang telah diterbitkan
4. Freight
forwarder biasanya mengenakan biaya atas penerbitan dokumen FIATA FCT kepada
customer
Isi
dari informasi yang terdapat dalam FIATA FCT :
1. Nama
prinsipal.
2. Nama
consignee.
3. Nama
pihak ke-3 yang ikut diberitahu.
4. Pelabuhan
muat.
5. Pelabuhan
tujuan.
6. Marks
and Numbers.
7. Jumlah
dan jenis kemasan.
8. Keterangan
tentang barang
9. Berat
Kotor.
10. Ukuran
barang.
11. Asuransi.
12. Freight
dan biaya-biaya dibayarkan kepada
13. Tanggal
dan tempat penerbitan FIATA FCT.
FBL
– Negotiable FIATA Combined Transport Bill of Lading
Kegunaannya
:
FBL
merupakan dokumen lanjutan (Through Document) yang dipergunakan oleh
Internasional Freight Forwarder yang bertindak sebagai Multimodal Transport
Operator (MTO)
Tanggung
Jawab Forawarder :
Dengan
menerbitkan FBL, maka forwarder bertanggungjawab tidak hanya terhadap
pelaksanaan kontrak angkutan barang saja, dan penyerahan barang ditempat tujuan
tetapi juga terhadap tindakan dan kesalahan dari carrier dan pihak ketiga
lainnya yang terkait.
Catatan
Khusus :
1. FBL
itu negotiable kecuali dinyatakan sebaliknya.
2. Diterima
oleh Bank untuk pengurusan L/C (Documentary Credit)
3. dapat
juga dipergunakan sebagai marine B/L (Ocean B/L).
4. Ketika
menerbitkan FBL, freight forwarder harus yakin, bahwa :
a. Dia
atau agennya telah mengambil alih pengapalan barang yang tercantum didalamnya dan
hak dari pengirimannya semata-mata tergantung pada dirinya saja.
b. Barangnya
kelihatan dalam keadaan baik.
c. Data-data
yang tetrcantum dalam dokumen sesuai dengan instruksi yang telah diterima.
d. Tanggung
jawab mengenai asuransi barang telah disepakati.
e. Dengan
jelas disebutkan jumlah dokumen asli yang harus diterbitkan.
5. Dengan
menerbitkan FBL, maka forwarder menerima kewajiban – kewajiban SDRs perkilo
dari barang yang hilang atau rusak. Bila harapan dari terjadinya kehilangan
atau kerusakan barang dapat diketahui, maka tanggungjawabnya akan ditentukan
sesuai dengan pembagian yang relevan dari Hukum Nasional atau Konvensi
Internasional yang berlaku.
6. Sangat
dianjurkan agar freight forwarder yang menerbitkan FBL, untuk menutup
tanggungjawabnya dengan asuransi
Isi
dan informasi yang terdapat dalam FBL :
1. Nama
shipper.
2. Nama
consignee.
3. Nama
pihak ketiga yang ikut diberitahu.
4. Tempat
penerimaan barang.
5. Nama
kapal.
6. Pelabuhan
Muat.
7. Pelabuhan
pembongkaran/tujuan.
8. Tempat
penyerahan barang.
9. Merek
dan nomor.
10. Jumlah
dan jenis kemasan.
11. Perincian
barang.
12. Berat
kotor.
13. Ukuran
barang.
14. Jumlah
freight dibayar di ...
15. Freight
dibayar di ...
16. Asuransi
muatan
17. Jumlah
FBL asli.
18. Nama
agen yang akan melaksanakan penyerahan barang.
FWR
– FIATA Warehouse Receipt
Kegunaannya
:
Dipergunakan
oleh freight forwarder yang mengoperasikan pergudangan. Ini berhubungan dengan
perincian pembagian hak dan pemegangnya, dengan endorsement pada dokumen,
pemindahan hak, dan perjanjian bahwa penyerahan barang dengan menyerahkan
dokumen FWR senilai barang yang diserahkan oleh pedagang.
Tanggung
Jawab Forwarder :
Di
Negara-negara dimana STC mencantumkan tentang aktifitas pengoperasian
pergudangan, maka peraturan itu akan berlaku pada FWR yang diterbitkan dinegara
itu.
Catatan
Khusus ;
Dokumen
ini tidak negotiable kecuali dinyatakan sebaliknya. Apabila disuatu Negara
diberlakukan secara legal adanya warehouse recept sesuai dengan hukum nasional
yang berlaku, maka FIATA FWR tidak perlu dipergunakan lagi dinegara tersebut.
Isi
dan informasi yang terdapat dalam FIATA FWR :
1. Nama
pemasok/supplier.
2. Nama
depositor.
3. Nama
pengelola pergudangan.
4. Nama
gudang
5. Alat
pengangkut.
6. Asuransi
7. Merek
dan nomor.
8. Jumlah
dan jenis kemasan.
9. Perincian
barang.
10. Berat
kotor.
11. Apakah
barang diterima dalam keadaan baik? Oleh siapa?
12. Indikasi
berat kotor, dilakukan oleh siapa?
13. Tempat
dan tanggal penerbitan.
House
Bill of Lading/House Airway Bill
Kegunaannya
:
Apabila
freight forwarder bertidak sebagai carrier dengan melakukan cargo consolidation
atau groupage dengan angkutan laut atau angkutan udara, maka freight forwarder
tersebut menerbitkan Bill of Ladingnya sendiri kepada masing-masing shipper.
Tanggung
Jawab Freight Forwarder :
Tidak
ada keseragaman isi atau kondisi dari House Bill of Lading, karena freight
forwarder menikmati ‘Kebebasan Berkontrak’.
Ini
dijelaskan sebagai berikut :
a. Beberapa
forwarder tidak menerima tanggungjawab terhadap hilang atau rusaknya barang
yang terjadi, apabila barang itu berada dibawah kekuasaan atau pengawasan
actual carrier.
b. Yang
lainnya bertanggungjawab sebagai agen meskipun mereka bertindak sebagai
principal dan menerbitkan Bill of Ladingnya sendiri.
c. Beberapa
freight forwarder menerima pertanggunganjawab, dalam hal ini memebayar kerugian
kepada shipper, sebagaimana dia juga menerima ganti rugi dari carrier yang
bertanggungjawab.
d. Beberapa
freight forwarder yang menerbitkan HBL bertanggungjawab secara penuh seperti
yang tercantum dalam FBL.
Isi
dan informasi yang terdapat dalam FBL :
Tidak
ada keseragaman dalam isi dokumen yang diterbitkan oleh forwarder, tetapi pada
umumnya, berisi data-data sebagai berikut :
1. Nama
shipper.
2. Namaconsignee.
3. Pihak
ketiga yang turut diberitahu.
4. Pelabuhan/Airport
pemuatan
5. Tanggal
keberangkatan
6. Tanggal
tiba.
7. Pelabuhan
pembongkaran
8. Tujuan
akhir
9. Freight
dibayar di ...
10. Jumlah
BL asli.
11. Merek
dan nomer.
12. Jumlah
dan jenis kemasan.
13. Berat
kotor.
14. Kondisi
penyerahan.
15. Keterangan
tentang keadaan barang.
16. Tempat
dan tanggal penerbitan HBL.
17. Nama
dan alamat agen penyerahan barang.
Selain
data-data tersebut di atas, dapat juga dicantumkan kode keagenan IATA, nomer
rekening, juga nomer rekening shipper/consignee, route, jenis valuta untuk
pembayaran freight, nilai barang yang diberitahukan untuk kepentingan
pengangkut maupun untuk kepentingan pabean.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar